こんにちは！AchieBiz英会話（アチービズ英会話, Twitter）です！
部長が「この仕事の引き継ぎは鈴木くんにお願いしよう！」だって。
この状況既に苦労フラグが立っているかもしれません。
引き継ぎのとき、前任者が仕事テキトーで困った人も多いですよね。
“書類、間違いだらけ…”
“それ聞いてないし…”
今回は、引き継ぎ時に困った事例をテーマにこのフレーズを学んでいきましょう！
引き継ぎは外資系でもよく困るので要チェックや！
【１】退職する前任者から引き継ぐとき
I’ll take over the job from the person before me.
私が前任者から仕事を引き継ぐんです。
マニュアル作ってるから大丈夫！
あまいです。この一言で安心してはいけません。
家電の重厚で丁寧なマニュアルですら、よくわからなかった経験がありますよね？
『退職する人＝ もうすぐその仕事から離れる人』が作ったものが完璧なわけないと思っておいた方がいいです。
経験あり汗
前任者は担当業務を手放せば終わりですので、悲しいですが元の場所にあまり関心がないことも多いですからね。
そもそも前任者が仕事をして管理・把握してない場合、やり方が定まってない場合もあるため要注意です。
もうどうやってやればいいかわからない！
こんな時はいちから自分で仕事を管理しちゃいましょう！
To Do Listを自分で作れるようになると、いろんな仕事へ応用できるようになるよ！
【２】いい加減な前任者から引き継ぐとき
What the hell!!
The person before me didn’t share such information!
なんてこった！前任者はそんな情報シェアしてくれなかったよ！
引継ぎ情報をまとめた資料、フォルダに入れておいたから！
この一言で安心してはいけません。
それに沿って仕事をしてみたら実際は全く違っていたなんてこともしばしば。
担当者が請け負う仕事が多岐に渡っている場合、各タスク毎にマニュアルを作るのはなかなかできない話なんですよね。
実際は、前の担当者がギリギリで部署移動をしたため、適切な資料になっていないことも。
仕事を”こんな感じ”でテキトーにやっている人って多いのよね…
すべての社員が仕事を整理しながらやっているわけもなく、”雰囲気”で毎回交わしている人も一定数いますよね。
そんないい加減な人の引き継ぎに当たったら大変です。
しっかりその人がいるうちに上司を含めて相談しながら引き継ぎたいところです。
昔、引き継ぎ書類がまったく役に立たなくて、私は二度と信用できないと思っています！
自分の仕事を端的に”これっ！”って言えない人の引き継ぎは要注意だね！
【３】大ベテランの前任者から引き継ぐとき
We took over from the predecessor, Taro-san recently, but can’t reproduce his skills.
He had a paranormal ability.
私たち最近、前任者のタロウさんから引き継いだんだけど、彼のスキルを再現できないの。
彼は超人的能力を持っていたんだよね。
あとよろしくね、大丈夫。スキルがあがれば自ずとできるようになるよ。
この一言で安心してはいけません。
特定のスキルに熟練したベテランさんが定年退職してしまうと、いままで高精度・高再現率でできたことがまったくフォローできないことがあります。
何事にも熟練職人さんの技術みたいなレベルがあるからね！
どんな仕事でも、熟練のカンといいますか絶妙な匙加減で仕事を進められる人がいます。
往々にしてこのような人たちが少数で利益の５０％を出していたりるすから驚きです。
- 誰にでも好かれる人望のセールスマン
- 株式相場を読む力が半端ない人
- 卓越した実験スキルの人
- 土地・物件の目利きがすごい人
マネージャーなら彼らが退職してからのことを踏まえながらチームを構築していきたいところ。
ベテランが退職した瞬間、売上・スキルが落ちていても、その事実だけでは上層部は納得しないですからね。
解決方法は担当者以外にもチームである程度把握しておくのがいいよね。
引き継ぎできるかどうかはマネージャー・上司の責任だと思うね。
そもそも家電のマニュアル並みに分厚い資料を渡されても困るもの。
チームで把握するか、前任者の離脱前にマンツーマンで実際の仕事をやれるよう、上司がタイミングを図ってあげる必要がありますよね。
でも管理できてない上司に限って、引き継ぎ問題を他責にするんだよね汗
まとめ
今日は、辛すぎる引継ぎ事例３選を英語で紹介しました！
引き継ぎって、どちらの立場でも大変骨の折れる作業ですよね。
ちなみに、前任者はこのように表現します。
predecessor
the person before me
私も経験ありですが、引き継ぎの前提となる条件がまったく共有されていないことがあります。
自分にとっては当たり前なスタート地点を、引き継ぎ者に当たり前として教えられる人は多くありません。
そして結局は、しっかり引き継ぎできていないと不利益になるのは個人・チーム・上司・会社すべて。
” 聞いてないし！”で終わればまだマシですが、社外を巻き込んだ失敗のケースは目も当てられませんね。
そうだね！担当になるなら後任と一緒に引き継ぎ作業をやらせてもらうわ！
- 十分な時間をとる
- 引き継ぎ資料内容は上司・マネージャーが責任を持つ
- 日頃からチーム内の情報共有をしやすくする
特に最後のチーム内での情報共有は、クラウドフォルダ・ビジネスチャットが活躍します。
私の職場では便利ツールはできるだけ活用するようにしていますよ。
今時、メール添付で資料送付より、クラウド管理のほうがずっと便利で紛失なしですからね。
日頃からITツールを積極的に利用して、みんながハッピーな職場になるといいですね。
もし自分引き継ぎになりそうになったら、事前準備・すり合わせで不幸な引き継ぎを回避しましょう！
それでは今日もありがとございましたー！
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